Come digitalizzare i processi formativi?
È questo il quesito che molte aziende si stanno ponendo da diverso tempo.
La formazione sta iniziando a diventare difficile da gestire solamente con file, email e strumenti scollegati tra di loro.
Inoltre, oltre allo sviluppo sempre più diffuso dell’AI e degli strumenti digitali, anche gli LMS si stanno evolvendo con cambiamenti e funzioni volti a offrire un’esperienza più concreta e personalizzata alle aziende.
E, quando i corsi aumentano ed entrano in gioco anche gli obblighi normativi, il metodo “classico” smette di funzionare.
Per questo motivo, abbiamo pensato di mostrarvi in questo articolo un approccio pratico e semplice per capire da dove partire, cosa digitalizzare davvero e come usare un LMS per rendere la formazione più ordinata e gestibile nel tempo.
1. Capire quali processi formativi digitalizzare con un LMS
Prima di tutto, devi chiarire innanzitutto quali processi digitalizzare.
Digitalizzare ogni processo formativo senza un’idea ben chiara, porta solo confusione e incomprensione.
La prima cosa che le aziende dovrebbero fare, è partire da questi ambiti:
- Gestione dei corsi obbligatori
Sicurezza, privacy, compliance e aggiornamenti periodici sono i primi candidati alla digitalizzazione.
- Onboarding e formazione ricorrente
Inserimento di nuove persone, aggiornamenti annuali, cambi di ruolo…
- Distribuzione e aggiornamento dei contenuti
Ad esempio come la versione più recente di un corso o dei materiali allineati alle procedure attuali.
In parole povere, ecco quando un LMS è davvero necessario:
Quando tutti questi processi diventano ripetitivi e difficili da controllare manualmente.
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2. Come trasformare attività manuali in processi formativi digitali
Quando parliamo di digitalizzare i processi formativi il punto non è dove caricare i contenuti, ma come governare tutto ciò che ruota intorno alla formazione.
In molte aziende, queste attività vivono ancora su fogli Excel, email e promemoria manuali, con il risultato che nessuno ha mai una visione completa.
Un LMS, diventa quindi utile quando permette di trasformare attività sparse in processi chiari e ripetibili, ad esempio:
- Definizione delle responsabilità formative
Chi deve formarsi, su cosa e con quale frequenza non è più deciso caso per caso, ma segue regole chiare basate su ruolo, funzione o sede.
- Gestione delle scadenze e degli aggiornamenti
I cicli formativi partono seguendo una logica continua, con scadenze e rinnovi già previsti.
- Riduzione delle attività manuali
HR e L&D smettono di inseguire persone e file infiniti: il processo è centralizzato e sempre aggiornato, anche in tempo reale.
Digitalizzare i processi, significa quindi rendere la formazione meno dipendente dalle singole persone e più stabile nel tempo.
Quando parliamo di digitalizzare i processi formativi il punto non è dove caricare i contenuti, ma come governare tutto ciò che ruota intorno alla formazione.
3. Come gestire la formazione nel tempo con un LMS
Un altro aspetto spesso sottovalutato nella formazione, è la gestione nel lungo periodo.
La formazione non è un evento isolato:
Deve essere un insieme di attività che si ripetono, cambiano e si aggiornano nel tempo.
Non è possibile seguire un corso e pensare di ritrovarlo tra 2, 3 o più anni esattamente come l’abbiamo fatto l’ultima volta.
Con un LMS, i processi formativi diventano quindi più controllabili perché puoi:
1. Tenere traccia di cosa è stato fatto e quando
Non solo puoi scoprire chi ha seguito un corso, ma anche in quale versione e in quale periodo.
2. Gestire cambiamenti normativi o organizzativi
Quando una policy o una normativa cambia, il processo di aggiornamento non riparte da zero, ma riprende l’ultima versione aggiungendo in più la parte nuova che non era presente in precedenza.
3. Avere una visione chiara dello stato della formazione
Con un LMS sai sempre quali aree sono coperte e quali no, senza dover ricostruire tutto manualmente.
Questo approccio riduce il rischio di buchi formativi e rende più semplice dimostrare che la formazione è gestita in modo continuo e non occasionale.
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4. Come Syllog digitalizza davvero i processi formativi aziendali
Syllog lavora sulla digitalizzazione dei processi formativi partendo da un problema concreto: le aziende hanno già i contenuti, ma faticano a trasformarli in formazione gestibile nel tempo.
La nostra piattaforma AI-First, ti permette di:
- Creare corsi a partire da documenti interni già esistenti (policy, procedure, linee guida…)
- Trasformarli in contenuti formativi che possono essere assegnati, aggiornati e riutilizzati nel tempo
- Personalizzare la formazione in base ai ruoli e alle responsabilità in azienda
In questo modo, la formazione diventa un vero processo strutturato, facile da mantenere e da portare avanti nel tempo, anche in ottica di audit o compliance.
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