La formazione neoassunti è l’insieme dei percorsi formativi che un’azienda attiva per rendere una persona appena entrata operativa, consapevole e in regola nel minor tempo possibile.
Molte aziende la vivono come una corsa contro il tempo: la persona è già al lavoro alla sua scrivania, ma i corsi obbligatori arrivano con giorni o settimane di ritardo (e intanto, lavora scoperta).
La legge italiana, del resto, fissa alcuni obblighi precisi che vanno assolti fin dai primi giorni.
Il vero lavoro però, come vedremo in questo articolo, sta nel costruire un percorso ordinato e nel non doverlo reinventare a ogni assunzione.
1. Formazione neoassunti: cosa attivare subito e cosa dice la legge
Nelle prime settimane, la priorità è mettere la persona nelle condizioni di lavorare in sicurezza e nel rispetto delle regole.
Il riferimento è il D.Lgs. 81/08, che impone la formazione sulla sicurezza fin dall’inizio del rapporto.
Accanto agli obblighi di legge, ci sono contenuti pratici altrettanto urgenti che conviene affrontare in ordine di priorità:
- Sicurezza legata al proprio ruolo
La formazione generale sulla sicurezza va erogata a tutti e a questa si aggiunge quella specifica sui rischi della mansione, che cambia sensibilmente tra un ufficio e un reparto produttivo.
Sui contenuti e le tempistiche di questi obblighi, abbiamo scritto una guida dedicata.
- Strumenti e procedure interne
Sapere come funzionano i sistemi aziendali, a chi rivolgersi e quali procedure seguire è ciò che rende una persona davvero operativa (e spesso, è la parte più trascurata dell’inserimento in azienda).
- Policy aziendali
Codice etico, regole sull’uso dei dati e comportamenti attesi vanno conosciuti presto, perché toccano situazioni che la persona incontra fin dai primi giorni.
L’ordine conta: prima ciò che mette in regola e in sicurezza, poi ciò che rende operativi, infine ciò che inquadra i comportamenti.
Seguirlo evita che la persona resti scoperta proprio nelle aree dove un errore pesa di più.
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2. Formazione neoassunti: mettere in ordine di priorità le prime settimane
Attivare i contenuti giusti è già metà del lavoro.
L’altra metà, è distribuirli nel tempo senza sommergere di corsi il primo giorno che uan persona nuova mette piede in azienda.
Un inserimento efficace scagliona la formazione lungo le prime settimane, rispettando però le scadenze che la legge impone.
La sicurezza generale apre il percorso, perché è la più urgente e va completata entro i termini previsti dalla norma.
Nei primi giorni trovano posto anche le nozioni che servono a orientarsi, come gli strumenti di lavoro e le persone di riferimento, mentre la formazione specifica sui rischi della mansione si colloca prima che la persona inizi le attività più delicate.
Le policy aziendali e i contenuti sui comportamenti attesi, invece, possono distribuirsi nelle settimane successive, quando la persona ha già preso confidenza con il contesto.
La formazione neoassunti è l’insieme dei percorsi che un’azienda attiva per rendere una persona appena entrata operativa, consapevole e in regola nel minor tempo possibile.
3. Formazione neoassunti: strutturare il processo per non rincorrere le scadenze
Finché le assunzioni sono poche, gestire tutto a mano funziona.
Il problema esplode oltre le venti o trenta assunzioni l’anno, quando ogni ingresso genera una serie di obblighi con tempistiche diverse (e tenerne traccia su un unico foglio diventa insostenibile).
La soluzione sta nel legare la formazione al ruolo, così che l’assegnazione dei corsi avvenga in automatico.
Tre elementi in particolare rendono il processo più solido:
- Un percorso predefinito per ogni ruolo
A ciascuna posizione corrisponde un pacchetto di corsi obbligatori già stabilito, che tiene conto della mansione e del settore, così non si parte mai da zero.
- L’attivazione automatica all’ingresso
Nel momento in cui la persona viene inserita in anagrafica, il percorso collegato al suo ruolo parte da solo, senza che qualcuno debba ricordarsi di assegnarlo.
- Il monitoraggio delle scadenze
Ogni obbligo ha una sua data: un sistema che le tiene sotto controllo segnala in anticipo cosa va completato e cosa si avvicina al termine.
Con questa struttura, ogni persona appena entrata riceve il percorso corretto senza ritardi.
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4. Syllog HR: la formazione neoassunti che parte da sola
Il momento più delicato dell’inserimento è anche il più facile da sbagliare: tra un colloquio e l’altro, chi gestisce le assunzioni deve ricordare quali corsi attivare per un ruolo e con quali scadenze, per ogni persona che entra.
Syllog HR toglie questo peso legando la formazione all’anagrafica aziendale.
Quando una persona viene inserita in piattaforma, una volta creato il percorso per la sua mansione e/o settore, quest’ultimo le viene assegnato in automatico, con la sicurezza, gli strumenti interni e le policy già nell’ordine giusto.
I contenuti nascono dai documenti interni che l’azienda già possiede (dalle procedure di reparto fino ai manuali interni), i quali vengono analizzati e controllati nel minimo dettaglio da Sy, l’agent AI della piattaforma.
Tradotto: una persona appena arrivata in azienda può iniziare a seguire volentieri il proprio percorso approcciandosi a slide interattive, video con AI e passando anche per quiz e games personalizzati, il tutto guidata dal suo HR di riferimento (come spiegato in questo articolo).
A proposito: chi si occupa di risorse umane vede tramite una dashboard dedicata a che punto è ogni nuovo ingresso e riceve un segnale quando una scadenza si avvicina, a prescindere che le assunzioni del mese siano state due o venti.
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Grazie a Syllog, una volta creato il percorso per una persona appena arrivata in azienda, quest’ultima può subito iniziare a seguirlo e a formarsi come più preferisce.
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