La formazione preposti è un obbligo che la legge collega alle funzioni svolte dalla persona.
Tra tutte le figure legate alla sicurezza aziendale, il preposto è quella che genera più sorprese durante le ispezioni, perché molte aziende ne hanno di più di quanti pensano.
Questo significa che un capoturno, un caposquadra o un coordinatore operativo che di fatto supervisiona il lavoro di altri dipendenti, è un preposto agli occhi della legge, anche se nessun documento interno lo definisce tale.
E dal 2026, con il passaggio dall’aggiornamento quinquennale a quello biennale, gestire questa figura è diventato molto più impegnativo.
1. Formazione preposti: il ruolo che molte aziende non sanno di avere
L’articolo 2 del D.Lgs. 81/08 definisce il preposto come la persona che sovrintende all’attività lavorativa e garantisce l’attuazione delle direttive ricevute, controllandone la corretta esecuzione da parte dei lavoratori.
La chiave di questa definizione è nella parola “sovrintende”: chiunque eserciti nella pratica quotidiana un’attività di supervisione su altri colleghi rientra in questa figura.
Ecco dove si nascondono i preposti che le aziende non hanno mappato:
- Capireparto e capiturno
Coordinano l’attività operativa e verificano che le procedure vengano rispettate.
Svolgono funzioni di preposto a tutti gli effetti, indipendentemente da come viene chiamato il loro ruolo nell’organigramma.
- Responsabili di cantiere e coordinatori di squadra
In contesti produttivi, logistici o edili, chi organizza il lavoro di un gruppo e ne controlla l’esecuzione è considerato un preposto, anche quando il contratto riporta una qualifica diversa.
- Figure intermedie con responsabilità operative di fatto
Sono tutti quei dipendenti senior a cui viene chiesto di “tenere d’occhio” i colleghi più junior, di gestire un turno o di verificare che le procedure vengano seguite sta esercitando funzioni di preposto, anche senza esserne consapevole.
L’azienda è responsabile della formazione di tutte queste figure, a prescindere dalla presenza di una lettera di nomina.
In caso di ispezione o infortunio, l’ispettore valuta le funzioni realmente esercitate e, se una persona agiva come preposto senza aver ricevuto la formazione prevista, la responsabilità ricade sul datore di lavoro.
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2. Formazione preposti: ore, contenuti e modalità previste dalla legge
Il percorso formativo del preposto si compone di due fasi distinte.
- La formazione iniziale prevede 8 ore aggiuntive rispetto alla formazione base dei lavoratori, con contenuti specifici sulle responsabilità del ruolo (obblighi di vigilanza, gestione delle emergenze, segnalazione delle non conformità, rapporto con il datore di lavoro e con il servizio di prevenzione).
- La formazione iniziale richiede una componente in presenza che l’e-learning da solo non può sostituire.
Questo vincolo pesa sulla pianificazione (soprattutto per le aziende con preposti distribuiti su più sedi) perché ogni persona deve essere fisicamente presente in aula per completare il percorso.
L’aggiornamento, con il Nuovo Accordo Stato-Regioni, è ora biennale: ogni due anni il preposto deve completare un ciclo di aggiornamento interamente in presenza.
L’e-learning non è consentito per questa fase, il che rende la gestione logistica delle sessioni un fattore critico per le aziende con organici numerosi.
ll preposto è la persona che sovrintende all’attività lavorativa e garantisce l’attuazione delle direttive ricevute, controllandone la corretta esecuzione da parte dei lavoratori.
3. Da quinquennale a biennale: cosa cambia nella formazione preposti con il Nuovo Accordo
Il passaggio alla cadenza biennale ha un impatto organizzativo che va molto oltre il raddoppio delle ore.
Ecco le conseguenze pratiche più rilevanti per chi gestisce la formazione:
- Il volume di sessioni in presenza raddoppia
Con l’aggiornamento quinquennale, un’azienda con 40 preposti organizzava mediamente 8 sessioni l’anno.
Con la cadenza biennale, quel numero sale a 20.
- Le scadenze individuali si sovrappongono in modo più fitto
Quando la cadenza era quinquennale, le scadenze erano distribuite su un arco temporale ampio.
Con il ciclo biennale, le date si addensano e il rischio di dimenticarne qualcuna aumenta in modo significativo, soprattutto senza un sistema che le monitori automaticamente.
- Il margine di recupero si riduce
Con cinque anni a disposizione, un ritardo di qualche mese era gestibile senza conseguenze immediate.
Con due anni, invece, ogni ritardo mangia una percentuale molto più alta del ciclo e il rischio di arrivare alla scadenza con ore ancora da completare diventa concreto.
Per le aziende che fino a ieri gestivano le scadenze dei preposti su un foglio di calcolo aggiornato una volta l’anno, la cadenza biennale rende quel metodo inadeguato.
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4. Syllog e la formazione preposti: come gestire le scadenze normative senza rincorrerle
Quando le scadenze si moltiplicano e ogni aggiornamento richiede una sessione in presenza da organizzare, il tempo diventa il nemico numero uno per le aziende.
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Per la parte documentale, ogni completamento genera un registro individuale con analytics di vario tipo (% di completamento, errori nei quiz, aree di miglioramento…) e un attestato conforme.
Per le aziende con più sedi, la vista aggregata mostra lo stato di ogni figura, sede per sede, rendendo immediatamente visibile dove intervenire prima che una scadenza diventi una contestazione.
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