L‘HRIS è il sistema informativo che gestisce i dati e i processi amministrativi delle persone in azienda, dall’anagrafica alle presenze fino al payroll.
Chi costruisce il proprio stack HR, prima o poi ci arriva e a un certo punto si chiede se basti anche per la formazione in azienda.
La verità è che l’HRIS eccelle nel tenere in ordine i dati delle persone, mentre la formazione richiede un altro tipo di strumento.
Capire dove finisce l’uno e comincia l’altra, evita di pretendere da un software ciò per cui non è nato.
Continua a leggere per scoprire cosa copre un HRIS, dove si ferma e come lavora insieme a una piattaforma di formazione aziendale.
1. HRIS: cosa copre nel concreto
Un HRIS raccoglie in un unico posto i dati e le attività amministrative che ruotano attorno alle persone.
Le sue aree principali sono facilmente riconoscibili:
- Anagrafica del personale
Tiene i dati di ogni persona, dal ruolo al reparto alla sede fino alla data di assunzione e all’inquadramento, sempre aggiornati.
- Presenze e assenze
Registra orari, ferie, permessi e malattie, alla base del calcolo di buste paga e costi.
- Payroll
Gestisce l’elaborazione degli stipendi e i relativi adempimenti, uno dei motivi più comuni per cui un HRIS viene adottato.
- Gestione documentale e recruiting
Conserva contratti e documenti delle persone e, in molti casi, segue anche i processi di selezione, dalla candidatura fino all’assunzione.
Su questi fronti un HRIS è insostituibile, perché mette ordine in dati che altrimenti vivrebbero sparsi tra fogli e cartelle.
La formazione, però (come vedremo tra poco), è il capitolo dove la sua copertura si assottiglia.
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2. HRIS: dove si ferma sulla formazione in azienda
Quasi ogni HRIS include un modulo chiamato “formazione” ed è qui che nasce l’equivoco.
Nella pratica, quel modulo serve a segnare che un corso è stato fatto: registra le ore, tiene le scadenze dei rinnovi e archivia gli attestati.
È utile, certo, ma si ferma alla contabilità della formazione.
Quello che non fa è il lavoro vero: non costruisce i contenuti di un corso, non lo eroga alle persone in un formato che le tenga agganciate e non misura le competenze che hanno davvero acquisito.
In pratica, l’HRIS sa dirti che Marco ha fatto 8 ore di corso il 12 marzo, ma non sa costruire quel corso partendo dalle tue procedure, né dirti se Marco ha imparato effettivamente qualcosa.
Molte aziende usano l’HRIS proprio così, come un registro, senza uno strumento che quei percorsi li generi e ne verifichi i risultati persona per persona: è la differenza tra un archivio di ore e una vera e propria piattaforma di formazione.
L‘HRIS è il sistema informativo che gestisce i dati e i processi amministrativi delle persone in azienda, dall’anagrafica alle presenze fino al payroll.
3. HRIS e piattaforma aziendale: come si scambiano i dati
Il modo giusto di guardarli è come due sistemi che si scambiano informazioni di continuo.
Immagina un neoassunto: l’HR lo inserisce nell’HRIS con il suo ruolo, il reparto e la data di ingresso.
Da quel momento, senza altri passaggi manuali, la piattaforma di formazione riceve quei dati e assegna alla persona il percorso previsto per il suo ruolo.
Il neoassunto trova i corsi giusti già pronti il primo giorno, senza che nessuno in HR li abbia cercati e assegnati a mano.
Lo scambio, in concreto, si muove su tre passaggi:
1. L’HRIS fornisce i dati delle persone
Ruolo, sede, reparto e data di assunzione partono dall’anagrafica, l’unico posto dove sono già affidabili e aggiornati.
2. La piattaforma assegna i percorsi giusti
Sulla base di quei dati, ogni persona riceve in automatico la formazione che il suo ruolo richiede, senza smistamenti manuali.
3. La piattaforma restituisce i risultati
Completamenti e competenze sviluppate tornano verso l’HRIS, così il quadro di ogni persona resta aggiornato anche sul fronte formativo.
Con questo scambio, l’HR non fa più da ponte manuale tra i due sistemi e ogni ingresso o cambio di ruolo attiva da solo la formazione che serve.
Su come impostare bene questo primo passaggio, trovi maggiori approfondimenti sulla nostra guida alla formazione neoassunti.
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4. Syllog HR e l’HRIS: due strumenti che si completano tra di loro
Syllog HR si colloca esattamente in questo spazio, accanto all’HRIS (non al suo posto!).
L’HRIS resta il padrone dei dati delle persone, Syllog HR si prende la loro conoscenza e dirige la formazione interna.
La piattaforma si collega ai principali sistemi HR e agli LMS tramite lo standard SCORM, quindi i dati di ruolo, reparto e sede arrivano già dall’anagrafica che l’azienda tiene aggiornata.
Da lì, il nostro agente AI costruisce i percorsi partendo dai documenti che l’azienda possiede, come procedure, policy e manuali, organizzandoli per ruolo e livello di esperienza.
Il team li rivede e sceglie se approvare i percorsi creati oppure se rivederli, il tutto tramite feedback diretti all’agente.
Ogni persona riceve la formazione giusta senza smistamenti a mano.
L’HRIS continua così a fare ciò per cui l’hai scelto e accanto trova finalmente il pezzo che gli manca: la conoscenza che le persone usano davvero.
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