Il whistleblowing è la segnalazione, da parte di chi lavora in azienda, di illeciti o irregolarità scoperti sul lavoro, protetta per legge da ogni ritorsione.
Dal 2023, il D.Lgs. 24 ha reso obbligatorio un vero sistema di gestione delle segnalazioni.
Parecchie aziende, però, attivano un canale e si fermano lì, convinte di aver chiuso la pratica.
Il punto è che un sistema di segnalazione funziona solo se le persone sanno che esiste, sanno usarlo e si fidano delle tutele previste.
In questo articolo, ti spiegheremo gli obblighi di legge, la checklist per essere in regola e la formazione che tiene in piedi tutto.
1. Whistleblowing: cosa impone la legge alle aziende
L’obbligo scatta per le aziende che occupano almeno 50 persone e per alcune realtà, come quelle che adottano il Modello 231, a prescindere dalla soglia.
Essere in regola richiede 4 elementi concreti, da mettere in piedi in quest’ordine:
1. Un canale di segnalazione interno
Deve permettere segnalazioni in modo sicuro e serve una piattaforma che garantisca la riservatezza.
2. Un gestore delle segnalazioni
Va nominata una persona o un ufficio incaricato di ricevere le segnalazioni, istruirle e dare seguito, con autonomia e competenze adeguate.
3. La riservatezza del segnalante
L’identità di chi segnala va protetta in ogni fase e l’accesso alle informazioni va limitato a chi gestisce la pratica.
4. Il divieto di ritorsioni
L’azienda deve garantire che nessuna conseguenza negativa colpisca chi ha segnalato in buona fede, dal licenziamento al demansionamento.
Questi obblighi si incastrano con l’impianto più ampio della compliance aziendale e con i principi già fissati nel codice etico, di cui il whistleblowing è il naturale prolungamento operativo.
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2. Whistleblowing: perché la formazione fa funzionare correttamente il sistema
Attivare il canale è la parte visibile del lavoro, ma da sola non protegge l’azienda.
Un sistema di segnalazione resta lettera morta se le persone non sanno che esiste, non sanno come usarlo o temono che segnalare costi caro.
Molte segnalazioni non arrivano proprio perché manca la fiducia nelle tutele (e quel silenzio, lascia gli illeciti lì dove sono).
C’è poi il lato della prova: in caso di contenzioso, l’azienda deve dimostrare di aver informato e formato le persone sul funzionamento del canale e sulle protezioni previste.
Senza quella formazione tracciata, il divieto di ritorsioni e la riservatezza restano promesse sulla carta, difficili da difendere davanti a un giudice.
La formazione, quindi, è l’anello che fa reggere tutto il resto.
Il whistleblowing è la segnalazione, da parte di chi lavora in azienda, di illeciti o irregolarità scoperti sul lavoro, protetta per legge da ogni ritorsione.
3. Whistleblowing: la formazione sui tre livelli aziendali
La formazione sul whistleblowing non è uguale per tutti, perché ogni ruolo ha un compito diverso quando arriva una segnalazione.
Quindi, conviene costruirla su 3 livelli separati:
1. Tutte le persone dell’azienda
Devono sapere cos’è il whistleblowing, come e cosa si può segnalare e quali tutele le proteggono, così che il canale venga davvero usato come si deve.
2. I manager
Chi guida un team deve imparare a gestire la notizia di una segnalazione senza reazioni che possano configurare una ritorsione, anche involontaria.
3. Il gestore delle segnalazioni
Chi riceve le segnalazioni ha bisogno di una preparazione specifica su come istruire una pratica, tutelare la riservatezza e archiviare la documentazione.
Coprire tutti e tre i livelli e conservarne la traccia, è ciò che permette all’azienda di dimostrare di aver fatto la propria parte per bene.
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4. Gestire e dimostrare il whistleblowing con Syllog Compliance
Syllog Compliance tiene insieme i 3 livelli aziendali permettendo alle aziende di realizzare una formazione mirata e adeguata per ognuno di essi, nonostante la loro diversità.
La procedura di segnalazione e la policy sulle tutele che l’azienda ha scritto diventano percorsi distinti per le persone, per i manager e per il gestore che il nostro agent AI ricava dai documenti originali.
Il team compliance rivede il tutto e approva o rivede l’output prodotto prima della pubblicazione.
Quando la procedura cambia, aggiorni la fonte e tutti i percorsi collegati si allineano, senza materiali vecchi lasciati in circolazione.
Gli adempimenti si assegnano per ruolo con reminder automatici e ogni presa visione entra nell’audit trail con autore e data.
Se qualcuno cerca come funziona una tutela, riceve la risposta con il riferimento alla fonte, verificabile in ogni momento.
I dati, infine, restano sempre protetti perché Syllog è conforme al GDPR.
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